Niezapłacona faktura – jak odzyskać pieniądze?

Niestety nieodłączną częścią prowadzenia własnej działalności gospodarczej są pojawiające się opóźnienia w regulowaniu płatności przez kontrahentów, lub co gorsza jej brak. Czasami takie sytuację potrafią spowodować utratę płynności finansowej firmy a nawet doprowadzić na skraj bankructwa.

Aby temu zapobiec należy pilnować klientów i dotrzymywania przez nich terminów płatności. W razie braku zapłaty należy przedsięwziąć odpowiednie kroki, adekwatne do sytuacji i kwoty należności.

Kilkudniowe opóźnienie w zapłacie faktury

W przypadku takiego opóźnienia stosuje się miękkie techniki windykacji. Najlepiej wykonać telefon lub wysłać mailowe przypomnienie z informacją o braku płatności. Często zdarza się że kontrahenci zwyczajnie zapominają dokonać zapłaty. Głównie dlatego że zamiast dokonać płatności od razu odkładają ją na ostatnią chwilę.

W tym wypadku przesłanie informacji z adnotacją o rozpoczęciu naliczania odsetek mogłoby negatywnie zostać negatywnie odebrane przed klienta i źle wpłynąć na przyszłą współpracę.

Dalszy brak wpłaty – co dalej?

Jeżeli wielokrotne przypomnienia nie skutkują a klient nie wywiązuje się ze swoich przyrzeczeń, można wystosować wezwanie zawierające jedną z następujących informacji:

  • że rozpoczynamy naliczanie odsetek od niezapłaconej faktury,
  • że odsetki nie zostaną naliczone jeżeli klient ostatecznie dokona płatności w terminie X dni,
  • że w przypadku braku zapłaty należność zostanie wystawiona na giełdzie długów,
  • że powierzymy odzyskanie należności firmie windykacyjnej,
  • że opublikujemy dane dłużnika w bazie KRD lub BIG.

Należy pamiętać aby działać w sposób systematyczny. Jeżeli wywierana presja na niepłacącym kontrahencie jest odpowiednia, szansa szybkiego odzyskania należności się zwiększa.

Warto zachowywać potwierdzenia i inne dowody związane z wysyłanie przypomnień o braku płatności. Materiały te mogą być okazać się użyteczne w postępowaniu sądowym, jeżeli do takiego dojdzie.

WAŻNE
Powyżej opisane metody nie powinny być stosowane bezwzględnie. Jeżeli klient zalegający z płatnością wyraża wolę spłaty, ale informuje że w ciągu najbliższego czasu nie będzie w stanie uregulować płatności windykacja będzie nieskuteczna.

W takim momencie najlepiej rozpocząć negocjację z klientem odnośnie zapłaty np.: ustalenie nowych terminów lub spłata należności w ratach etc.

Jeżeli z jakiegoś powodu nie będziecie w stanie uzyskać obopólnego porozumienia, można podjąć ostateczną decyzję o przekazaniu sprawy do sądu i egzekucję należności z majątku firmy lub właściciela.

Ostateczne wezwanie do zapłaty

Jeżeli nasze działania okazały się nieskuteczne i decydujemy się na odzyskanie należności drogą sądową należy wysłać do dłużnika ostateczne wezwanie do zapłaty. Należy w nim poinformować dłużnika, że dalszy brak spłaty należności będzie skutkował skierowaniem sprawy do sądu.

Wezwanie takie należy sporządzić w formie pisemnej i wysłać listem poleconym ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Potwierdzenie to jest jednym z załączników, które należy dołączyć do pozwu sądowego jeżeli płatność w dalszym ciągu nie zostanie uregulowana.

Dłużnik nie odbiera listu z wezwaniem

Jeżeli dłużnik nie odbiera listu nie stanowi to większego problemu. Jeśli przesyłka zostanie dwukrotnie awizowana przez listonosza sąd uznaje takie wezwanie jako skutecznie doręczone dłużnikowi.

Dochodzenie należności w sądzie

Jeżeli wszystkie inne metody zawiodły sprawę najlepiej skierować do sądu. Może być to e-sąd lub sąd tradycyjny. W pozwie należy uwzględnić możliwie wszystkie dokumenty potwierdzające istnienie zobowiązania – takie jak: zawarte umowy, faktury, upomnienia oraz wezwania do zapłaty.

Do pozwu należy również uiścić opłatę w odpowiedniej wysokości, która jest uzależniona od wysokości roszczenia i wynosi:

30zł – dla należności poniżej 2000zł;
100zł – dla należności w przedziale 2000-5000zł;
250zł – dla należności w przedziale 5000-7500zł;
3000zł – dla należności w przedziale 7500-10000zł;

Jeżeli wartość sporna przekracza 10 000zł wtedy uiszczana opłata jest w wysokości 5% należności, ale nie więcej niż 100tyś. zł.

Po wydaniu wyroku przez sąd i jego uprawomocnieniu otrzymujemy nakaz zapłaty. Udajemy się z nim do kancelarii komorniczej, która rozpoczyna egzekucję należności.

Duplikat Faktury VAT – zasady wystawiania i rozliczania

Czasem zdarza się sytuacja, w której faktura VAT przesłana przez kontrahenta zostanie zagubiona lub ulegnie zniszczeniu. W takim wypadku w celu uzupełnienia dokumentacji księgowej należy wystąpić do firmy z wnioskiem o wystawienie duplikatu faktury.

Czytaj więcej

Zaległa faktura VAT – czy i jak można rozliczyć?

Czasami zdarza się sytuacja, w której przez roztargnienie zapomnimy o przekazaniu faktury kosztowej do naszego księgowego. Powodów takiej sytuacji może być wiele. Mogliśmy zapisać fakturę w innym folderze na dysku komputera lub zaplątać ją pomiędzy stertą dokumentów.

Rozliczanie zakupowych faktur VAT to istotna korzyść dla przedsiębiorcy. Dzięki temu odliczamy zapłacony VAT oraz zmniejszamy wysokość płaconego podatku dochodowego.

Czytaj więcej

Milcząca zgoda – zawarcie umowy

Przypadek, w którym nasz kontrahent nie udziela odpowiedzi na zaproponowane warunki współpracy nie zawsze oznacza brak akceptacji. Sytuację, w której uznaje się ofertę jako przyjętą pomimo braku odzewu nazywamy udzieleniem „milczącej zgody”. Kiedy mamy z nią do czynienia?

Czytaj więcej

Koszty bez faktury – jak udokumentować?

Każdemu przedsiębiorcy zależy na płaceniu możliwie jak najmniejszych podatków. Oczywistą i najpopularniejszą metodą obniżania podstawy opodatkowania jest ujmowania ponoszonych kosztów w tzw. „koszta firmowe”.

Czytaj więcej

Jak się rozliczyć z zagranicznym klientem?

Ostatnio coraz bardziej popularnym zjawiskiem stało się funkcjonowanie małych przedsiębiorców na zagranicznych rynkach. Nic dziwnego, zwłaszcza zachodnie rynki dają możliwość uzyskania zysków na bardzo przyzwoitym poziomie.

Obecnie możemy dokonywać sprzedaży swoich towarów i usług zarówno zagranicznym przedsiębiorcom jak i klientom indywidualnym. Jednak rozliczanie klienta zagranicznego nieco się różni od „krajowego”. Warto się bliżej przyjrzeć, w jaki sposób rozliczyć i udokumentować tzw „eksport usług” dla klientów z zagranicy.

Czytaj więcej

Abonament RTV a koszt uzyskania przychodu

Każda osoba fizyczna czy też prawna posiadająca zarejestrowany odbiornik radiowy bądź/i telewizyjny jest zobowiązana do uiszczania opłaty w postaci abonamentu radiowo-telewizyjnego (RTV). Przedsiębiorcy wykorzystujący powyższe urządzenia w prowadzonej działalności gospodarczej również obciążani są tym zobowiązaniem, występują jednak sytuacje w których mogą oni zaliczyć opłaty RTV do kosztów uzyskania przychodu swojej firmy.

Czytaj więcej

Wszystko o małym ZUSie dla nowych firm

Własna działalność gospodarcza, to spory powód do dumy. Każdy marzy o tym, by być dla siebie szefem, by samemu decydować o prowadzeniu działalności. Jednakże prowadzenie własnej działalności gospodarczej, nie zawsze jest łatwe i proste, może też nieść ze sobą spore koszty. Szczególnie na początku organizowania własnego biznesu.

Czytaj więcej

Barter – czym jest i go jak rozliczyć?

Transakcja barterowa sposób na rozliczenie się ze swoim kontrahentem w formie bezgotówkowej. Opiera się on na obopólnej wymianie dóbr, towarów a także usług, których wartość jest na podobnym poziomie. Jednakże nie można zapominać o tym, że również i umowa barterowa podlega rozliczeniom. Rodzi ona skutki podatkowe i konieczność rozliczenia VAT, gdyż zmianie ulegają przychody obu stron.

Czytaj więcej

Kiedy można anulować fakturę VAT i jak to zrobić?

Zdarzają się sytuację, że w trakcie wystawiania i dostarczania faktur popełniane są błędy lub zachodzą inne problematyczne zdarzenia. W tej sytuacji możemy fakturę anulować bądź dokonać korekty. Istotnym jest aby postąpić właściwie i nie narazić się na konsekwencje.

Czytaj więcej