Przesyłanie faktur VAT kontrahentom, którzy wyrazili na to zgodę stało się praktycznie standardem. Czasami jednak występuje sytuacja kiedy trzeba skorygować rozliczenie i przesłać fakturę korygującą. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie aby fakturę korygującą również wysłać mailem. Ważne jest jednak aby mieć pewność, że kontrahent otrzymał od nas dokument i możemy bez negatywnych konsekwencji dokonać korekty podstawy opodatkowania.

Zgoda na przesyłanie faktur drogą elektroniczną

Jest to podstawowa kwestia, aby móc przesyłać dokumenty rozliczeniowe za pomocą maila, musi on wyrazić na to zgodę. W przeciwnym razie muszą być one przesyłane metodą tradycyjną za pomocą poczty. Kwestię tą reguluje art. 106n ust. 1 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług.

Kolejna ważna rzecz, to stosowanie faktur elektronicznych możliwe jest po akceptacji nabywcy. Oznacza to, że bez jego zgody nie można dokumentów przekazywać w taki sposób, a metodą tradycyjną – papierową. Ustawodawca określił to w art. 106n ust. 1 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług

Potwierdzenie otrzymania faktury korygującej mailem

Zgodnie art. 29a ust. 13 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług – usługodawca może dokonać korekty należnego podatku pod warunkiem, że usługobiorca otrzymał fakturę korygującą.

ODPOWIEDŹ ZWROTNA

Najczęściej w takim przypadku otrzymujemy informację od usługobiorcy, że otrzymał wiadomość z załączonym dokumentem i go akceptuje. Takie potwierdzenie nie budzi większych zastrzeżeń i umożliwia dokonanie korekty rozliczenia. Warto jednak wydrukować tego maila i podpiąć do faktury.

ODPOWIEDŹ Z AUTORESPONDERA

Automatyczna odpowiedź zwrotna może budzić niepewność w tej kwestii. Pamiętać jednak trzeba, że wg treści ustawy nie istnieje wymóg, że nabywca ma zapoznać z fakturą korygującą, a że ma ją otrzymać. Bez wątpienia odpowiedź z autorespondera świadczy o tym, że usługobiorca otrzymał od nas wiadomość zawierającą podpięty dokument co pozwala na korektę należnego podatku. Z tym stanowiskiem zgadza się również WSA w Krakowie, wydając wyrok z dnia 27 października 2016 r. (sygn. Akt I SA/Kr 1022/16).