Wynajem samochodu na firmę – jak rozliczyć?

Wciąż najczęstszym sposobem na pozyskanie samochodu do celów firmowych jest zakup lub leasing. Jednak coraz częściej przedsiębiorcy decydują się na wynajem samochodu na rzecz firmy. Oczywiście w tym miejscu pojawia się pytanie w jaki sposób poprawnie rozliczyć wynajem samochodu.

Właściwe rozliczenie uzależnione jest od rodzaju zawartej umowy. Inaczej będziemy rozliczać taki koszt biorąc pod uwagę, czy jest to umowa najmu krótkoterminowa, inaczej jeśli zawierana jest ona na dłuższy okres czasu.

Wynajem długoterminowy auta

Koszty eksploatacyjne samochodu wynajmowanego mogą zostać rozliczone dokładnie tak, jak to się ma w przypadku leasingu operacyjnego. Wszystko za sprawą interpretacji przepisów art. 23 ust. 3b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ograniczenie z art. 23 ust. 1 pkt 46 tej ustawy nie dotyczy samochodów osobowych używanych na podstawie umowy leasingu operacyjnego.

Jeśli więc, nasza umowa najmu samochodu będzie spełniała warunki umowy leasingu operacyjnego, będziemy mogli ponoszone koszty związane z samochodem wliczyć w koszty działalności, a dodatkowo nie będziemy zmuszeni do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Warto więc zastanowić się co trzeba zrobić aby umowę najmu można było uznać za umowę leasingu operacyjnego. Ważne jest aby spełniała ona kilka warunków.

Umowa najmu musi być długoterminowa, co ważne, musi zostać zawarta na co najmniej 24 miesiące. Wynika to z przepisów mówiących, że umowa musi stanowić minimum 40% z 60 miesięcy normatywnego okresu amortyzacji, co w przeliczeniu daje najmniej 24 miesiące. Trzeba też zwrócić uwagę, aby samochód stanowił środek trwały podlegający amortyzacji u wynajmującego. Ważną kwestią w tym przypadku, są też opłaty ponoszone za wynajem samochodu, gdyż suma opłat, oczywiście pomniejszona o podatek od towarów i usług, powinna zgadzać się z początkową wartością samochodu.

Jeśli więc, nasza umowa najmu samochodu będzie spełniała te warunki, będziemy mogli ponoszone koszty związane z samochodem wliczyć w koszty działalności, a dodatkowo nie będziemy prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu.

Wynajem krótkoterminowy samochodu

Inaczej wygląda sytuacja kiedy mówimy o samochodu nabytego w ramach umowy najmu krótkoterminowego. W przypadku tej umowy, mamy obowiązek prowadzić ewidencje przebiegu pojazdu. Ewidencja ta powinna zawierać wszelkie dane osoby używającej pojazd tj. nazwisko, imię i adres zamieszkania, a także powinna uwzględniać dane samochodu tj. numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy, liczbę kilometrów oraz podpis podatnika oraz jego dane.

W sytuacji gdy rozliczamy koszty dotyczące używania samochodu osobowego, który nie znajduje się w ewidencji śr. trwałych – także wynajmowanego – zastosowanie znajduje art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych

Trzeba pamiętać, że do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć tylko te wydatki związane z eksploatacją pojazdu, które nie przekraczają kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu (uzależniona od pojemności silnika pojazdu). Warto zwrócić uwagę na fakt, że czynsz najmu za samochód osobowy, trzeba rozliczać jako koszt dla firmy a nie poprzez kilometrówkę, ponieważ nie jest on uznawany jako wydatek eksploatacyjny.