Czasami zdarza się sytuacja, w której przez roztargnienie zapomnimy o przekazaniu faktury kosztowej do naszego księgowego. Powodów takiej sytuacji może być wiele. Mogliśmy zapisać fakturę w innym folderze na dysku komputera lub zaplątać ją pomiędzy stertą dokumentów.

Rozliczanie zakupowych faktur VAT to istotna korzyść dla przedsiębiorcy. Dzięki temu odliczamy zapłacony VAT oraz zmniejszamy wysokość płaconego podatku dochodowego.

Ile czasu na rozliczenie zaległej faktury

Jeżeli zapomnimy o rozliczeniu faktury w miesiącu, w którym ja otrzymaliśmy możemy to zrobić w dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych. Przykładowo, jeżeli faktura została wystawiona w lutym może ona zostać ujęta w ewidencji w marcu lub kwietniu.

W tym wypadku na uprzywilejowanej pozycji stoją firmy rozliczające się kwartalnie, ponieważ u nich kolejne okresy to kwartały. Faktura nie rozliczona w I kwartale danego roku (1 styczeń – 31 marzec), może zostać rozliczona w deklaracji za III kwartał (1 lipiec – 30 wrzesień).

Należy pamiętać że sytuacja się komplikuje jeżeli zapomniana faktura pochodzi z poprzedniego roku. W tym wypadku należy dokonać korekty zeznania rocznego, co może być problematyczne.

Odliczenie VAT

Jeżeli faktura nie została rozliczona w wyżej opisanych terminach, wciąż możemy ja za ewidencjonować w kosztach działalności, jednak odliczenie zapłaconego podatku VAT będzie wymagało dokonania korekty jednej z poprzednich deklaracji VAT.

Wyjściem z takiej sytuacji jest wystąpienie do kontrahenta z prośbą o wystawienie Duplikatu Faktury VAT.

Duplikat Faktury VAT

Jeżeli z jakiegoś powodu faktura VAT do nas nie dotarła bądź została zniszczona (przed jej rozliczeniem), możemy wystąpić z wnioskiem do sprzedawcy o wystawienie duplikatu. Taki dokument wygląda jak kopia oryginalnej faktury, posiada jednak adnotację że jest to duplikat z oznaczeniem daty jego wystawienia.

Duplikat w kontekście rozliczeń podatkowych traktuje się jak oryginał i można dokonać jego rozliczenia w danym okresie rozliczeniowym lub jednym z dwóch kolejnych.

Faktura dostarczona z opóźnieniem

Jeżeli nasz kontrahent dostarczył nam fakturę za zakup z dużym opóźnieniem, sytuacja nie ulega zmianie. Fakturę możemy rozliczyć w miesiącu otrzymania lub jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych. Dzieje się tak ponieważ czas na ewidencję dokumentu jest liczony od jego otrzymania a nie wystawienia.

Może wystąpić sytuacja, że fakturę wystawioną w styczniu otrzymamy w lipcu. W przypadku składania comiesięcznych deklaracji VAT możemy ją rozliczyć zarówno lipcu, sierpniu oraz wrześniu.

WAŻNE
Powyżej zawarte informacje dotyczące rozliczeń zaległych faktur odnoszą się wyłącznie do faktur zakupowych. Faktury sprzedażowe należy ujmować w okresie rozliczeniowym, w którym zostały one wystawione. W przeciwnym wypadku wymaga to dokonania stosownej korekty w dokumentacji księgowej.

W razie wątpliwości bądź jakichkolwiek pytań zapraszamy do kontaktu z naszymi ksiegowymi.