Zarządzanie finansami w firmie jednoosobowej – porady

Nie da się ukryć, iż w firmach jednoosobowych, zachowanie stałej płynności finansowej może być nieco kłopotliwe. Niestety, bardzo często zdarza się, że problemy finansowe wynikające z braku stałego napływu gotówki, przede wszystkim biorą się z nieprawidłowego rozporządzania pieniędzmi oraz braku planowania wydatków. W poniższym artykule zawarte zostały pomysły i porady, jak skutecznie planować i zarządzać wydatki w jednoosobowej działalności gospodarczej.

Konto firmowe dla jednoosobowej działalności gospodarczej

Na początku warto zadać sobie pytanie, czy rzeczywiście posiadając firmę jednoosobową, koniecznością jest założenie konta bankowego dla firm? A może jednak, przy tak niewielkiej działalności, możliwe jest w dalszym ciągu korzystanie z prywatnego konta bankowego. Okazuje się, że odpowiedź na to pytanie nie jest tak oczywista.

Jeśli zakładamy własną firmę jednoosobową – prawnie, nie musimy zakładać osobnego konta bankowego, ponieważ nazwa naszej firmy i tak musi posiadać imię oraz nazwisko jej właściciela. Zmianie nie ulega także numer NIP, dlatego też nadal możliwe jest korzystanie z prywatnego konta bankowego, pod warunkiem, że to właśnie z niego do tej pory dokonywaliśmy płatności na rzecz ZUSu czy też urzędu skarbowego.

Niestety tutaj pojawia się pewien problem. Istnieją bowiem banki, posiadające pewne ograniczenia dotyczące użytkowania prywatnego konta bankowego. Zdarzają się przypadki, w których bank, jednoznacznie określa w regulaminie, iż nie zezwala się na korzystanie z prywatnego konta do celów prowadzonej działalności gospodarczej. W przypadku złamania tych zasad, możemy spodziewać się, nawet zamknięcia naszego konta.

Z drugiej tez strony, posiadanie konta bankowego – firmowego, daje nam możliwość oddzielenia finansowych spraw prywatnych od firmowych, co w wielu przypadkach jest koniecznością.

Wiele osób uważa że nie ma sensu oddzielania finansów osobistych od firmowych, skoro samodzielnie prowadzą działalność i pieniądze i tak trafią na ich konto. Oczywiście jest to prawda, warto jednak spojrzeć na to również z tej strony, iż prowadzenie własnej firmy to nie tylko zarobki, ale także konieczność dokonywania comiesięcznych opłat związanych z jej prowadzeniem. Założenie firmowego konta bankowego jest konieczne, przede wszystkim wtedy wpływy z tytułu prowadzonej działalności są zróżnicowane.

Zobowiązania względem ZUS i Urzędu Skarbowego

Posiadając konto firmowe, warto przydzielić mu dodatkowo subkonto. W ten sposób, dysponujemy mechanizmem podobnym do posiadania dwóch osobnych kont. Na konto główne powinny trafiać płatności za wykonane usługi w kwotach brutto wraz z VAT-em. Po otrzymaniu ich na konto, warto od razu potrącić z nich kwotę VAT a następnie przelać na wcześniej utworzone subkonto. Dzięki temu, uniknie się wydania pieniędzy, które w rzeczywistości podlegają odprowadzenia do Urzędu Skarbowego w niedalekim okresie czasu.

Warto również od każdej wpłaty netto odprowadzić 18% lub 19% (w zależności od skali podatkowej) na to samo subkonto. Jest to podatek dochodowy, który również należy odprowadzić do „skarbówki” jeżeli dochód przekroczył określoną wysokość.

Po zakończeniu miesiąca otrzymujemy od księgowej informacje na temat kwot jakie należy uiścić z tytułu powyżej opisanych zobowiązań. Z pewnością środki zgromadzone na subkoncie w 100% pokryją wszystkie opłaty. Poza tym firma z pewnością generuje jakieś koszty i opłaca swoje faktury, które zmniejszają należny VAT oraz obniżają podstawę opodatkowania. Dodatkowo w opłacanych składkach na rzecz ZUS odprowadzane są zaliczki na podatek dochodowy od pewnej kwoty. W związku z tym prawdopodobnie koszty podatku i tak będą niższe od tego co zostało odłożone.

Dobrym pomysłem jest również regulowanie zobowiązania za składki ZUS na początku każdego miesiąca. Można przykładowo przeznaczyć na to środki z pierwszych wpływów danego miesiąca od klientów. Dzięki temu, na pewno nie przegapimy terminu płatności. Nie każdy przedsiębiorca ma tego świadomość, ale opóźnienie w opłatach za ZUS skutkują utratą ubezpieczenia.

Optymalizacja kosztów stałych

Dobrym sposobem zarządzania kosztami jest likwidacja zbędnych wydatków. Warto co jakiś czas zrobić analizą ponoszonych opłat stałych i sprawdzić czy nie istnieją sposoby na ich optymalizację lub całkowitą likwidację.

Dominuje przekonanie że konto firmowe zawsze jest płatne – większość banków w swojej ofercie bezpłatnych rachunków firmowych. Nie jest to jednak prawda, przed założeniem konta warto przyjrzeć się różnym ofertom lub prześledzić rankingi kont. Istnieje bowiem kilka banków, w których założenie i prowadzenie rachunku jest bezpłatne.

Podobnie jest z innymi opłatami: za telefon, internet, marketing, obsługę informatyczną – warto je prześledzić i przeanalizować aktualne oferty, które mogą okazać się korzystniejsze finansowo.

Inne sposoby zarządzania finansami

Wszelkiego rodzaju faktury kosztowe oraz rachunki, warto płacić od razu w momencie ich otrzymania. Dzięki temu uniknie się sytuacji, gdy na koncie zabraknie pieniędzy na ich pokrycie, lub też zwyczajnie o nich zapomni.

Dobry pomysł to prowadzenie zeszytu, lub też zwykłego arkusza kalkulacyjnego, pełniącego rolę zestawienia wydatków oraz przychodów. Można w nim zapisywać planowane wydatki oraz wpływy w przyszłym miesiącu. Umożliwia to wygodne i lepsze zaplanowanie całego miesiąca, wraz z związanymi w nim wydatkami.

Dobre rozwiązanie to również regularna (comiesięczna lub cotygodniowa) wypłata w formie przelewu na konto prywatne. Dzięki temu, wszelkie rachunki czy też płatności związane z prywatnym życiem, będą płacone tylko z prywatnego konta, ze środków jakie na nim pozostały po opłaceniu wszelkich zobowiązań.