Czasem pracownik wykonuje swoje obowiązki służbowe z wykorzystaniem prywatnego samochodu. Czy są jakieś odgórne zasady rozliczania kosztów, które poniósł na paliwo? Czy ma znaczenie, dokąd pracownik odbywał podróż służbową?

Podróż służbowa a jazdy lokalne pracownika

Kodeks Pracy (Art.77) określa, że podróż służbowa to wykonywanie obowiązków służbowych poza miejscowością, w której znajduje się firma. Prawo nie wskazuje, czym są jazdy lokalne. Przyjmuje się, że są to wyjazdy służbowe w obrębie miejscowości, w której pracownik ma swoje stałe miejsce pracy. Zaleca się, aby spisać umowę cywilnoprawną między pracownikiem a pracodawcą. Kodeks Pracy nie reguluje kwestii jazd lokalnych, więc warto mieć indywidualną umowę, która będzie podstawą rozliczeń wyjazdów w obrębie własnej miejscowości. Tak też zaleca Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dn. 25.03.2002 roku.

Dwie metody wyliczania kosztów

Poniesione przez pracownika koszty można ustalać i wypłacać w formie miesięcznego ryczałtu lub na podstawie przejechanych kilometrów (tzw kilometrówka). Podstawą każdej z tych metod jest stawka za 1 km. Zgodnie z rozporządzeniem wskaźniki wyglądają następująco:

Samochód osobowy:

pojemność silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł
pojemność silnika od 900 cm3 – 0,8353 zł

Metoda ryczałtowa

Do obliczenia wysokości ryczałtu potrzebna jest znajomość limitów, przysługujących pracowników. Są one zależne od wielkości miejscowości. Kształtują się następująco:

700 km (ponad 500 tys. mieszkańców)
500 km (100 tys. – 500 tys. mieszkańców)
300 km (do 100 tys. mieszkańców)

Stawkę za 1 km należy przemnożyć przez obowiązujący limit. Następnie należy odjąć 1/22 część otrzymanego wyniku, za każdy dzień ewentualnej nieobecności pracownika. Absencja może być spowodowana chorobą, urlopem lub podróżą służbową trwającą dłużej niż 8 godzin. Wskaźnik 1/22 jest stały, bez względu na ilość dni roboczych w miesiącu. Zanim pracownik otrzyma ryczałt, musi złożyć pisemne oświadczenie. Należy w nim zawrzeć informację, że w danym miesiącu używał prywatnego samochodu do celów służbowych.

Warto wspomnieć, że dla niektórych grup zawodowych istnieją odrębne limity kilometrów. Leśnicy oraz pracownicy parków narodowych mogą liczyć na limit 1 500 km. Z kolei 3 000 km przysługuje pracownikom służb ratunkowych.

Metoda kilometrówki

Jest prosta metoda, która odzwierciedla ilość faktycznie przejechanych kilometrów. Liczbę km należy pomnożyć przez właściwą stawkę. Jest to metoda sprawiedliwa, ale bardzo pracochłonna. Dla każdego pracownika, który chce skorzystać ze zwrotu kosztów, należy prowadzić szczegółową ewidencję. Dokument powinien zawierać poniższe informacje:

imię, nazwisko, adres pracownika
numer rejestracyjny samochodu i dokładną pojemność silnika
datę
cel podróży
punkt początkowy i końcowy trasy
rozpisanie działania: liczba km x stawka = wynik końcowy
podpis pracodawcy

Pilnowanie ewidencji jest ważne, ponieważ stanowi podstawę do zaliczenia wydatków jako koszty podatkowe. Tak stanowi Art. 23.5. Ust.o pod.od osób fizycznych.

Czytaj również: Kiedy możemy odliczyć 100% VAT w wydatkach na samochód