Akta osobowe pracowników w 2019 roku

Akta osobowe pracowników – zmiany 2019

/w

Jak będą wyglądały akta osobowe pracowników 2019 ? Czy będzie to ułatwienie czy może dodatkowe obciążenie? Przeczytaj i przekonaj się!

Akta osobowe pracowników 2019 to rewolucyjne zmiany zasad tworzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Co się zmieni?

W tym artykule odpowiemy na pytanie, czy akta będą musiały mieć formę elektroniczną? Pokażemy na przykładzie, na jakie części podzielić dokumentacje i jakie informacje musimy w nich zawrzeć.

Omówimy też ważny aspekt, jakim jest zmiana okresu przechowywania akt osobowych. Czy będzie to skrócony okres? Czy dla wszystkich pracowników? Jeśli nie, to jakie warunki muszą być spełnione?

Akta osobowe pracowników 2019 – czy muszą być w formie elektronicznej?

Forma elektroniczna będzie możliwa, ale nie obowiązkowa. Jeśli cenimy sobie wygodę, to możemy stworzyć e – teczki dla naszych pracowników. Łatwiej będzie nam przechowywać dane i szybciej do nich dotrzemy, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Żeby stworzyć e-teczki, będziemy musieli zeskanować każdy dokument dotyczący pracownika i opatrzyć go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Musimy w ten sposób potwierdzić zgodność wersji cyfrowej z papierowym oryginałem. Wszystkich obecnych i byłych podwładnych musimy poinformować o zmianach.

Jak poinformować pracowników o zmianie formy prowadzenia dokumentacji?

Do byłych pracowników możemy wysłać tradycyjny list polecony lub maila z potwierdzeniem kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Byli pracownicy muszą być poinformowani o możliwości odbioru wersji papierowej w ciągu 30 dni od dnia zawiadomienia.

Akta osobowe 2019 – z jakich części będą się składać?

  1. Część A to dokumenty dotyczące rekrutacji, np.:
    1. CV
    2. skierowanie na badania lekarskie
    3. corzeczenia lekarskie
  2. Część B – etap podpisania umowy i przebieg zatrudnienia
    1. umowa o pracę
    2. opis stanowiska i zakres obowiązków
    3. oświadczenia pracownika, że zapoznał się z zasadami BHP, regulaminem pracy, tajemnicy zawodowej itp.
    4. upoważnienie do przetwarzania danych osobowych,
    5. dokumenty z okresowych badań lekarskich,
    6. wnioski urlopowe.
  3. Część C – ewentualne dokumenty dotyczące przewinień pracownika
    1. nagany, kary porządkowe (po roku nienagannej pracy należy te dokumenty usuwać)
  4. Część D
    1. oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,
    2. kopia świadectwa pracy i dokumenty z nim związane,
    3. dokumenty dotyczące ekwiwalentu za urlop.

Okres przechowywania akt osobowych 2019

Ustawodawca podzielił pracowników na 3 kategorie:

  1. Zatrudnieni do 31 grudnia 1998 r. – akta osobowe muszą być przechowywane według starych zasad, tj. 50 lat
  2. Zatrudnieni między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. – akta mogą być przechowywane przez 10 lat, jeśli  złożymy do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych oraz raporty te faktycznie złożymy. (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA).
  3. Zatrudnieni po 1 stycznia 2019 r. – akta przechowywane przez 10 lat bez żadnych dodatkowych formalności.

Akta osobowe 2019 – czy będzie łatwiej?

Zmiany w aktach osobowych 2019 mogą być realnym ułatwieniem. Nie będziemy musieli zawracać sobie głowy zbędnymi formalnościami. Szczególnym uproszczeniem będzie skrócenie czasu przechowywania akt osobowych wielu pracowników.