Każdy podatnik dokonujący wpłaty na rachunek bankowy kontrahenta ma obowiązek sprawdzić, czy znajduje się on na nowym zestawieniu podatników, tzw. „białej liście”. W tym artykule wyjaśnimy, czym właściwie jest biała lista, kto jest zobowiązany do zgłoszenia na nią swojego rachunku i jakie są konsekwencje nieprzestrzegania tych przepisów.

O co chodzi z białą listą VAT?

Biała lista to nowa lista podatników, obowiązująca od 1 września 2019 roku. Wprowadzone w tym czasie rozwiązania miały na celu ułatwienie przedsiębiorcom weryfikację kontrahentów. Niestety wymienione uregulowania wiążą się też z dodatkowymi obowiązkami i konsekwencjami. Jeśli podatnik dokona płatności na numer, który nie znajduje się na białej liście podatników VAT, mogą go spotkać niespodziewane sankcje.

Od 1 stycznia 2020 roku, jeżeli zapłacisz swojemu kontrahentowi powyżej 15 tys. zł na inny rachunek, niż ten umieszczony na białej liście:

stracisz możliwość zaliczenia tej kwoty do kosztów uzyskania przychodu,
poniesiesz solidarną z kontrahentem odpowiedzialność za zaległości podatkowe, jeżeli Twój partner biznesowy nie zapłaci podatku VAT od dokonanej transakcji.

Jeżeli natomiast zdarzyło Ci się popełnić błąd i wykonać przelew na numer nie znajdujący się na białej liście, masz 7 dni od wykonania przelewu na poinformowanie o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla dokonującego wpłaty. Warto również pamiętać, aby sprawdzać przelew w tym samym dniu, w którym realizowany jest przelew. Dane podatników aktualizowane są raz dziennie.

Kto powinien zgłosić rachunek bankowy kontrahenta na białą listę?

Obowiązek zgłoszenia firmowego rachunku bankowego do urzędu skarbowego dotyczy wszystkich przedsiębiorców, którzy są płatnikami VAT i dokonują płatności na rzecz innych podmiotów na podstawie umów, faktur lub innych podobnych dokumentów. Wyjątkiem są podatnicy zwolnieni z VAT. W ich przypadku nie ma wymogu zgłaszania firmowego rachunku do US. Muszą jednak weryfikować numery swoich kontrahentów w przypadku transakcji równej lub przekraczającej 15000 zł.

Jak sprawdzić czy kontrahent widnieje na białej liście VAT?

Jeśli chcemy sprawdzić czy nasz kontrahent figuruje na białej liście,wystarczy wejść na stronę Ministerstwa Finansów: https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka Odpowiednie informacje uzyskamy wpisując numer konta bankowego, NIP, REGON lub nazwę podmiotu. Aktualność bazy danych widoczna jest poniżej pola przeznaczonego na wpis danych.

Zgłoszonego numeru bankowego nie ma na białej liście?

Należy pamiętać, że biała lista podatników zawiera jedynie firmowe numery bankowe i rachunki SKOK-u otwarte w związku z działalnością gospodarczą. Są to rachunki wskazane w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym i potwierdzone przez KAS. Nie znajdziemy zatem na białej liście rachunków kont osobistych tzw. ROR-ów. Jeżeli zatem jesteś przedsiębiorcą i chcesz uniknąć problemów z płatnościami, wystarczy korzystać z przelewów na rachunek firmowy zgłoszony za pośrednictwem strony internetowej www.biznes.gov.pl w formularzu CEIDG-1 (dla działalności gospodarczej) lub w urzędzie skarbowym właściwym dla siedziby spółki na formularzu NIP-8 (podmioty wpisane do KRS), NIP-2 (spółki cywilne), NIP-7 (osoba fizyczna niepodlegająca rejestracji w CEiDG).