Czasem zdarza się sytuacja, w której faktura VAT przesłana przez kontrahenta zostanie zagubiona lub ulegnie zniszczeniu. W takim wypadku w celu uzupełnienia dokumentacji księgowej należy wystąpić do firmy z wnioskiem o wystawienie duplikatu faktury.

Do czego służy duplikat faktury?

Jeżeli faktura VAT została zniszczona po jej rozliczeniu, wtedy wnioskujemy o duplikat wyłącznie w celu uzupełnienia dokumentacji księgowej.

Jeżeli faktura zaginęła lub została zniszczona przed jej rozliczeniem, możemy ją wykorzystać w celu dokonania rozliczenia – ująć w kosztach i odliczyć zapłacony podatek VAT – tak samo jak oryginalną. Czas jaki mamy na dokonanie ewidencji liczony jest od daty wystawienia duplikatu.

Czasami możemy wykorzystać duplikat faktury, aby dokonać rozliczenia zaległej faktury bez potrzeby dokonywania korekty w deklaracji VAT. Można o tym przeczytać w poprzednim artykule -> Zaległa faktura VAT – jak rozliczyć?

Kto i jak może wnioskować o wystawienie duplikatu?

Naturalnie o jego wystawienie może wnioskować nabywca, czyli osoba która zakupiła towar lub usługę.

Mechanizm ten jednak działa również w drugą stronę. Jeżeli faktura po stronie sprzedawcy uległa zniszczeniu również to on może prosić o wystawienie faktury klienta w celu uzupełnienia swojej dokumentacji.

Wnioskowanie o wystawienie duplikatu faktury VAT nie wymaga podejmowania żadnych formalnych czynności. Można wystosować ustną prośbę o jej wydanie przez drugą stronę.

Jak wygląda duplikat faktury, jakie dane zawiera?

Duplikat nie różni się zasadniczo niczym od oryginału faktury, posiada on wszystkie te same informacje oraz dwie dodatkowe adnotacje.

że jest to duplikat,
data jego wystawienia (duplikatu).

Duplikat faktury za media

W przypadku mediów sytuacja jest trochę inna. Co do zasady możliwość dokonania rozliczenia podatku za zakupione media można dokonać w okresie, w którym przypada termin płatności, lub dwóch kolejnych.

W przypadku wystawienia duplikatu faktury za media w późniejszym terminie nie możemy go rozliczać jak oryginału faktury. Jeżeli nie dokonaliśmy rozliczenia w bieżącym okresie, który przypadał na termin płatności ani dwóch kolejnych – należy dokonać korekty wcześniejszej deklaracji podatkowej.