Czasem występuje sytuacja, gdy osoby prowadzące działalność gospodarczą dokumentują poniesione koszty firmowe paragonem fiskalnym otrzymanym od sprzedającego. Co jednak w sytuacji, gdy zostanie on utracony? W przypadku faktury możemy prosić o wystawienie duplikatu.

Niestety nie istnieje takie pojęcie jak „duplikat paragonu fiskalnego„. Kasy czy też drukarki fiskalne ani programy do wystawiania dokumentów nie posiadają takiej opcji.

Jedynym rozwiązaniem jest zwrócenie się z prośbą do sprzedawcy o wykonanie kopii paragonu z rolki. Transakcja jest rejestrowana w dwóch kopiach. Jedną otrzymuje kupujący do rąk własnych a druga zgodnie z przepisami jest archiwizowana przez sprzedawcę na okres 5 lat.

Paragon fiskalny – kontrola skarbowa

Warto pamiętać, że papier w kasach i drukarkach fiskalnych jest światłoczuły. Po pewnym okresie czasu (około 1-2 lat) staję się on wypłowiały i wydrukowana treść staje się niewidoczna. Może to przysporzyć poważnych kłopotów przedsiębiorcy w trakcie kontroli organów podatkowych, ponieważ to na jego barkach spoczywa obowiązek przedłożenia dokumentacji w czytelnej formie.

Najlepszym rozwiązaniem jest wykonanie kserokopii paragonu, która jest honorowana tak samo jak oryginał.

Rozwiązaniem dla sprzedawców, którzy muszą archiwizować dużą liczbę transakcji zapisanych w rolkach przez okres 5 lat jest stosowanie kas i drukarek fiskalnych wykonujących kopie elektroniczne paragonów.