W dzisiejszych czasach bardzo powszechne staje się podejmowanie współpracy z zagranicznymi kontrahentami. W takiej sytuacji wystawienie faktury dla odbiorcy z innego kraju może wydawać się skomplikowane. Jakie informacje powinna zawierać faktura zagraniczna i jak ją poprawnie wystawić? W tym artykule omówimy najważniejsze zagadnienia związane z wystawianiem faktury dla zagranicznego odbiorcy.

Jakie informacje powinna zawierać faktura zagraniczna?

Faktura zagraniczna powinna zawierać podobne informacje co faktura krajowa, czyli przede wszystkim:

nazwę i adres sprzedawcy oraz nabywcy
datę wystawienia faktury
numer faktury
opis usługi lub towaru
wartość faktury oraz walutę, w której jest ona wyrażona
informację o podatku VAT

Dodatkowo, w przypadku wystawienia faktury dla kontrahenta spoza Unii Europejskiej, na fakturze należy umieścić numer identyfikacyjny VAT UE oraz numer EORI, które są wymagane do prawidłowego rozliczenia podatkowego.

Jaką walutę zastosować na fakturze dla zagranicznego odbiorcy?

Na fakturze dla zagranicznego kontrahenta wartość faktury powinna być podana w walucie, w której została dokonana transakcja. W przypadku gdy transakcja została dokonana w walucie różnej od polskiej, wartość faktury powinna być podana w tej walucie. Warto jednak pamiętać, że jeśli wartość transakcji przekracza określoną kwotę, zgodnie z polskim prawem podatki VAT należy rozliczać w kraju nabywcy. W takim przypadku wartość faktury należy wyrazić w walucie kraju, w którym znajduje się siedziba kontrahenta.

W jakim języku powinna być wystawiona faktura dla zagranicznego odbiorcy?

W przypadku wystawiania faktury dla zagranicznego klienta, powinna być ona wystawiona w języku ojczystym kontrahenta. Jednak w przypadku kontroli ze strony urzędu, niezbędne może być przetłumaczenie takiej faktury na język polski. Zatem najlepszym i najmniej problematycznym rozwiązaniem będzie wystawienie faktury dwujęzycznej.

Należy pamiętać również, że zapisy w dokumentacji księgowej tj. Książki Przychodów i Rozchodów muszą być sporządzane w języku polskim.

Jakie są terminy dla wystawiania faktur zagranicznych?

Termin wystawienia faktury dla zagranicznego odbiorcy zależy od umowy między sprzedawcą a nabywcą. Zwykle jednak faktury powinny być wystawione w ciągu 30 dni od daty dostarczenia towaru lub wykonania usługi. W przypadku braku takiej umowy, obowiązuje termin 14 dni od daty dostarczenia towaru lub wykonania usługi.

Warto również pamiętać, że w przypadku transakcji między krajami należącymi do Unii Europejskiej, istnieją specjalne regulacje dotyczące podatku VAT oraz terminów rozliczeń, których należy przestrzegać.

Faktura zagraniczna bez VAT

W niektórych przypadkach możliwe jest wystawienie faktury zagranicznej bez VAT. W takim przypadku kontrahent z zagranicy nie musi płacić polskiego podatku VAT, co może zwiększyć atrakcyjność oferty. Faktura bez VAT może być wystawiona w przypadku, gdy:

kontrahent posiada ważny numer VAT UE
dostawa towarów lub usługa zostanie zrealizowana za granicą lub na terytorium kraju, ale dla zagranicznego nabywcy, który nie prowadzi działalności w Polsce
usługa będzie świadczona dla podmiotów zagranicznych, które nie są rezydentami UE, i nie będzie ona związana z miejscem prowadzenia działalności przez sprzedawcę.

Warto jednak pamiętać, że wystawienie faktury bez VAT wiąże się z koniecznością dokładnego sprawdzenia przepisów podatkowych oraz umowy między sprzedawcą a nabywcą, ponieważ nieprawidłowe rozliczenie podatkowe może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i prawnych.

Faktura zakupu od zagranicznego kontrahenta a VAT

Warto omówić krótko sytuację odwrotną, czyli taką w której to my otrzymuje fakturę od zagranicznego dostawcy. W takim przypadku należy musiał rozliczyć polski VAT z tej faktury. Dla czynnych podatników VAT, zarejestrowanych w systemie VAT-UE, jest to czynność neutralna podatkowo – polski VAT zostanie naliczony i od razu odliczony w jednej operacji.

Jednak jeśli jesteś podatnikiem zwolnionym z VAT, będziesz musiał samodzielnie naliczyć polski podatek od towarów i usług, wpłacić go na swój mikrorachunek podatkowy i złożyć odpowiednią deklarację VAT-9M.