Jednoosobowa działalność gospodarcza to najpopularniejsza w Polsce forma organizacyjno-prawna przedsiębiorstw. Jej założenie jest stosunkowo proste i nie wymaga kapitału początkowego. Wystarczy jeśli rozpoczynający działalność przedsiębiorca dokona wpisu w CEIDG, co można zrobić online, bez wychodzenia z domu. W celu dopełnienia wszystkich formalności konieczne jest też odwiedzenie ZUS-u (złożenie deklaracji ZZA lub ZUA) oraz Urzędu Skarbowego, jeśli przedsiębiorca chce być czynnym podatnikiem VAT. Prowadząc działalność gospodarczą, przedsiębiorca powinien być gotowy na wypełnianie szeregu związanych z tym obowiązków.

Obowiązków ewidencyjnych związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej jest bardzo dużo. Nie wszystkie dotyczą każdego przedsiębiorcy. Część z nich może wynikać ze specyfiki i rodzaju prowadzonej działalności. Są jednak i takie, które dotyczą każdego, kto prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, a ich niedopełnienie może się wiązać z poważnymi konsekwencjami. Poniżej informujemy o tych najważniejszych.

Prowadzenie księgowości

Zależnie od wielkości firmy i wybranej formy opodatkowania przedsiębiorca będzie zobligowany do prowadzenia ewidencji podatkowej w różnej formie.

Najczęstszą formą jest prowadzenie księgi przychodów i rozchodów (KPiR), czyli tzw. uproszczonej księgowości przeznaczonej dla mniejszych firm. Ewidencję można prowadzić w formie elektronicznej lub papierowej. Jej wzór został określony w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Uproszczona forma prowadzenia księgowości ma na celu naliczenie należnego dla państwa podatku na zasadach ogólnych (17% i 32%) lub według stawki liniowej (19%). Wybór stawki linowej należy zgłosić w fiskusie.

Jeżeli przedsiębiorca zdecydował się na opodatkowanie w formie ryczałtu ewidencjonowanego, nie musi ewidencjonować kosztów. Koniecznie natomiast powinien prowadzić ewidencję przychodów zgodnie ze wzorem z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2002 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. To najprostsza forma księgowości. Podobnie jak KPiR można prowadzić ją w formie papierowej albo elektronicznej.

Karta podatkowa jest świetnym rozwiązaniem dla tych przedsiębiorców, którzy formalności w firmie chcą ograniczyć do minimum oraz tych, którzy mają niskie koszty prowadzenia działalności. Rozliczenie w formie karty podatkowej nie nakłada na przedsiębiorcę obowiązku prowadzenia księgowości. Przedsiębiorca, który wybrał tę formę opodatkowania, jest natomiast zobligowany do odprowadzania podatku dochodowego według ustalonej na dany rok stawki. Jej wysokość zależy rodzaju i miejsca prowadzenia działalności oraz ilości zatrudnionych w firmie pracowników. Przedsiębiorca rozliczający się z fiskusem w ten sposób, nie musi składać zeznań podatkowych.

Pełna księgowość jest najbardziej złożoną formą prowadzenia ewidencji podatkowej, do której zobligowani są przedsiębiorcy, których przychód netto za poprzedni rok obrotowy wyniósł co najmniej 2 mln euro. Dotyczy więc dużych podmiotów. Pełną księgowość mogą dobrowolnie prowadzić też mniejsze przedsiębiorstwa, zgłosiwszy uprzednio ten fakt w urzędzie skarbowym. Ta forma prowadzenia ewidencji podatkowej wiąże się dla przedsiębiorcy z większą liczbą obowiązków. Poza księgami rachunkowymi podatnik jest też zobligowany do prowadzenia dodatkowych ewidencji i przygotowywania sprawozdań finansowych.

Ewidencja zakupu i sprzedaży VAT

Czynni podatnicy VAT mają obowiązek prowadzenia ewidencji zakupu i sprzedaży VAT i przesyłania do urzędu skarbowego informacji w postaci pliku JPK V7. Ewidencję prowadzi się w formie elektronicznej, a generowany plik stanowi połączenie dwóch innych dokumentów, które podatnicy VAT składali do fiskusa w przeszłości: deklaracji VAT oraz pliku JPK. Więcej o tej zmianie pisaliśmy w artykule Co zawiera nowa struktura JPK_V7 oraz Nowy JPK – istotne zmiany od października 2020.

Ewidencja środków trwałych

W ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych należy ująć te środki, których przewidywany okres użytkowania przekracza 1 rok, a wartość przekracza 10 000 zł netto w przypadku płatników VAT oraz 10 000 zł brutto w przypadku przedsiębiorców, którzy płatnikami VAT nie są. Środki o mniejszej wartości mogą, ale nie muszą być ujmowane w ewidencji. Jej prowadzenie stanowi warunek ujmowania odpisów amortyzacyjnych w kosztach uzyskania przychodu firmy. Należy pamiętać o tym, że w ewidencji każdy środek trwały powinien mieć przypisany odpowiedni symbol z Klasyfikacji Środków Trwałych, który będzie decydował o zastosowaniu odpowiedniej stawki amortyzacyjnej.

Ewidencja przebiegu pojazdu

Ewidencję przebiegu pojazdu prowadzi się na potrzeby podatku dochodowego i podatku VAT. Ewidencję dla celów VAT prowadzi przedsiębiorca, który jest czynnym podatnikiem VAT. Chcąc odliczyć 100% podatku VAT, powinien użytkować samochód wyłącznie na potrzeby związane z działalnością gospodarczą. W przypadku pełnego odliczenia podatnik powinien złożyć do urzędu skarbowego VAT-26. Jeśli jednak samochód jest również wykorzystywany do celów prywatnych, podatnik będzie mógł odliczyć 50% podatku VAT.

Wydatki na samochód można ująć też w kosztach firmy, jednak tutaj znaczenie ma to, czy pojazd został wpisany do ewidencji środków trwałych. Jeśli samochód stanowi środek trwały, to przedsiębiorca, który prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu, będzie mógł odliczyć 100% wydatków na jego użytkowanie. Jeśli przedsiębiorca takiej ewidencji nie prowadzi, odliczy jedynie 75% wydatków.

Możliwe jest też wykorzystywanie na potrzeby prowadzenia działalności samochodu prywatnego, niebędącego składnikiem majątku firmy. Przedsiębiorca nie musi wtedy prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu, ale może odliczyć 20% wydatków poniesionych na jego użytkowanie.

To jednak nie koniec obowiązków przedsiębiorcy. W niektórych przypadkach konieczne jest prowadzenie ewidencji pracowniczych, ewidencji odpadów itd. To, czy przedsiębiorca jest zobligowany do ich prowadzenia, zależy między innymi od rodzaju prowadzonej działalności.