Każdemu przedsiębiorcy zależy na płaceniu możliwie jak najmniejszych podatków. Oczywistą i najpopularniejszą metodą obniżania podstawy opodatkowania jest ujmowania ponoszonych kosztów w tzw. „koszta firmowe”.

Faktura VAT

Istotnym jest aby wszelkie koszta ujmowane w ewidencji były odpowiednio udokumentowane. Najlepszym sposobem jest uzyskanie dokumentu zakupu w postaci Faktury VAT. Są jednak sytuację, w którym nie możemy otrzymać potwierdzenia transakcji w takiej właśnie postaci.

Nie wyklucza to jednak możliwości uwzględnienia w kosztach firmowych wydatków bez faktury. Istnieje wiele innych dokumentów, które w sposób wiarygodny mogą udokumentować poniesione przez nas wydatki.

Inne dowody zakupu

Poniżej przedstawiamy przykładowe potwierdzenie, które mogą stanowić dokument potwierdzający zakup:

rachunki / paragony,
dowody zapłaty z bramek na autostradzie,
umowy zawarte z kontrahentami i rachunki do tych umów,
bilety za przejazdy, (jednak nie wszystkie),
protokoły odbioru, które potwierdzają wykonanie prac (lub ich części),
postanowienia i decyzje sądów oraz organów administracyjnych.

Opłaty za konta firmowe w kosztach firmy

Opłaty ponoszone z tytułu prowadzenia transakcji pieniężnych również stanowią koszty firmowe.

koszt otwarcia konta,
opłata za prowadzenie konta,
opłaty za przelewy,
opłaty za kartę,
prowizję za szybkie płatności.

Aby udokumentować jeden z powyższych kosztów wyciąg bankowy w wersji papierowej lub elektronicznej.

Koszty z tytułu kradzieży

Jest to niewątpliwie najmniej pożądana forma obniżania podstawy opodatkowania. Aby rozliczyć straty wynikłe z tytułu kradzieży należy sporządzić odpowiednią dokumentację zawierającą:

potwierdzenie faktu kradzieży,
informacje dot. okoliczności zdarzenia,
protokół powstania szkody zawierający: rodzaj szkody, wartość, przyczynę powstania, datę sporządzenia.

Należy pamiętać że sama dokumentacja wewnętrzna może być niewystarczająca dla organów kontroli skarbowej. Dobrze jest posiadać protokół policyjny lub zgłoszenie szkody do ubezpieczyciela.

Ważne jest również aby kradzież nie wynikała z powodu zaniedbania przedsiębiorcy lub pracowników. Poddanie w wątpliwość okoliczności zdarzenia przez organy podatkowe może zrodzić pewne komplikacje.