Niezapłacona faktura – jak odzyskać pieniądze?

Niestety nieodłączną częścią prowadzenia własnej działalności gospodarczej są pojawiające się opóźnienia w regulowaniu płatności przez kontrahentów, lub co gorsza jej brak. Czasami takie sytuację potrafią spowodować utratę płynności finansowej firmy a nawet doprowadzić na skraj bankructwa.

Aby temu zapobiec należy pilnować klientów i dotrzymywania przez nich terminów płatności. W razie braku zapłaty należy przedsięwziąć odpowiednie kroki, adekwatne do sytuacji i kwoty należności.

Kilkudniowe opóźnienie w zapłacie faktury

W przypadku takiego opóźnienia stosuje się miękkie techniki windykacji. Najlepiej wykonać telefon lub wysłać mailowe przypomnienie z informacją o braku płatności. Często zdarza się że kontrahenci zwyczajnie zapominają dokonać zapłaty. Głównie dlatego że zamiast dokonać płatności od razu odkładają ją na ostatnią chwilę.

W tym wypadku przesłanie informacji z adnotacją o rozpoczęciu naliczania odsetek mogłoby negatywnie zostać negatywnie odebrane przed klienta i źle wpłynąć na przyszłą współpracę.

Dalszy brak wpłaty – co dalej?

Jeżeli wielokrotne przypomnienia nie skutkują a klient nie wywiązuje się ze swoich przyrzeczeń, można wystosować wezwanie zawierające jedną z następujących informacji:

  • że rozpoczynamy naliczanie odsetek od niezapłaconej faktury,
  • że odsetki nie zostaną naliczone jeżeli klient ostatecznie dokona płatności w terminie X dni,
  • że w przypadku braku zapłaty należność zostanie wystawiona na giełdzie długów,
  • że powierzymy odzyskanie należności firmie windykacyjnej,
  • że opublikujemy dane dłużnika w bazie KRD lub BIG.

Należy pamiętać aby działać w sposób systematyczny. Jeżeli wywierana presja na niepłacącym kontrahencie jest odpowiednia, szansa szybkiego odzyskania należności się zwiększa.

Warto zachowywać potwierdzenia i inne dowody związane z wysyłanie przypomnień o braku płatności. Materiały te mogą być okazać się użyteczne w postępowaniu sądowym, jeżeli do takiego dojdzie.

WAŻNE
Powyżej opisane metody nie powinny być stosowane bezwzględnie. Jeżeli klient zalegający z płatnością wyraża wolę spłaty, ale informuje że w ciągu najbliższego czasu nie będzie w stanie uregulować płatności windykacja będzie nieskuteczna.

W takim momencie najlepiej rozpocząć negocjację z klientem odnośnie zapłaty np.: ustalenie nowych terminów lub spłata należności w ratach etc.

Jeżeli z jakiegoś powodu nie będziecie w stanie uzyskać obopólnego porozumienia, można podjąć ostateczną decyzję o przekazaniu sprawy do sądu i egzekucję należności z majątku firmy lub właściciela.

Ostateczne wezwanie do zapłaty

Jeżeli nasze działania okazały się nieskuteczne i decydujemy się na odzyskanie należności drogą sądową należy wysłać do dłużnika ostateczne wezwanie do zapłaty. Należy w nim poinformować dłużnika, że dalszy brak spłaty należności będzie skutkował skierowaniem sprawy do sądu.

Wezwanie takie należy sporządzić w formie pisemnej i wysłać listem poleconym ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Potwierdzenie to jest jednym z załączników, które należy dołączyć do pozwu sądowego jeżeli płatność w dalszym ciągu nie zostanie uregulowana.

Dłużnik nie odbiera listu z wezwaniem

Jeżeli dłużnik nie odbiera listu nie stanowi to większego problemu. Jeśli przesyłka zostanie dwukrotnie awizowana przez listonosza sąd uznaje takie wezwanie jako skutecznie doręczone dłużnikowi.

Dochodzenie należności w sądzie

Jeżeli wszystkie inne metody zawiodły sprawę najlepiej skierować do sądu. Może być to e-sąd lub sąd tradycyjny. W pozwie należy uwzględnić możliwie wszystkie dokumenty potwierdzające istnienie zobowiązania – takie jak: zawarte umowy, faktury, upomnienia oraz wezwania do zapłaty.

Do pozwu należy również uiścić opłatę w odpowiedniej wysokości, która jest uzależniona od wysokości roszczenia i wynosi:

30zł – dla należności poniżej 2000zł;
100zł – dla należności w przedziale 2000-5000zł;
250zł – dla należności w przedziale 5000-7500zł;
3000zł – dla należności w przedziale 7500-10000zł;

Jeżeli wartość sporna przekracza 10 000zł wtedy uiszczana opłata jest w wysokości 5% należności, ale nie więcej niż 100tyś. zł.

Po wydaniu wyroku przez sąd i jego uprawomocnieniu otrzymujemy nakaz zapłaty. Udajemy się z nim do kancelarii komorniczej, która rozpoczyna egzekucję należności.