Od 2019 roku weszły w życie nowe przepisy ograniczające możliwość odliczenia kosztów związanych z użytkowaniem pojazdów osobowych. Zmiany te będą dotyczyć zarówno pojazdów firmowych, jak i prywatnych, używanych do celów służbowych. W zależności od rodzaju pojazdu posiadanego przez firmę, limity wydatków na paliwo i eksploatację samochodu mogą się różnić.

Pełne odliczenie kosztów paliwa (100%)

W przypadku samochodów osobowych można odliczyć pełny koszt paliwa, jeżeli pojazd jest używany wyłącznie do celów służbowych. Aby móc skorzystać z takiego odliczenia, należy jednak prowadzić ewidencję dokumentującą wykorzystanie pojazdu w firmowej działalności. Powinien być stworzony również regulamin użytkowania takiego samochodu. Należy wyszczególniać przejechane kilometry oraz cel podróży. Minusem takiego rozwiązania jest to, że kierowca nie może pojechać samochodem na wakacje czy odebrać dzieci ze szkoły. Pojazd wykorzystywany do celów służbowych trzeba zgłosić w urzędzie skarbowym, właściwym dla miejsca zamieszkania, na druku VAT 26. Do kosztów prowadzonej działalności zaliczyć można wówczas kwotę netto widniejącą na fakturze za paliwo. Całość podatku VAT można odliczyć w deklaracji. W codziennej rzeczywistości, rozwiązanie to sprawdza się raczej w odniesieniu do dużych firm użytkujących samochody dostawcze lub wykorzystujące pojazdy jako środek transportu przeznaczony wyłącznie dla zarządu.

Standardowe odliczenia paliwa w firmie (75%)

Jeśli samochód firmowy będzie użytkowany również do celów prywatnych, nie trzeba prowadzić ewidencji i składać dokumentów w urzędzie. W tym przypadku można skorzystać z 75% odliczenia kosztów. Wykorzystywanie pojazdu musi być jednak tzw. kosztem stałym. Rozwiązanie to pozwala na odliczenie 50% kwoty podatku VAT widniejącej na fakturze w deklaracji podatkowej. Pozostałe 50% dodaje się do kwoty netto i od takiej kwoty oblicza się koszty podatkowe w wysokości 75%.

Praktyczny przykład:

Zatankowane paliwo to: 100zł netto + 23% VAT (23 zł)
Odliczamy 50% z podatku VAT (23 zł) = 11,50 zł
Pozostałe 11,50 zł dodajemy do kwoty netto, co daje nam po zsumowaniu: 111,50 zł
Od kwoty 111,50 zł obliczamy 75%.
Do kosztów możemy więc zaliczyć 83,60 zł.

Samochód prywatny wykorzystywany do celów służbowych (20%)

Istnieje również możliwość nie wprowadzania samochodu jako środka trwałego do firmy. W tym wariancie połowa kwoty podatku VAT widniejąca na fakturze odliczana jest w deklaracji VAT, kolejne 50% dodajemy do kwoty netto i z tak zsumowanych kosztów odliczamy sobie 20% jako koszty.

Czy na fakturze za paliwo musi widnieć nr rejestracyjny pojazdu?

Wiele osób zastanawia się czy numer rejestracyjny pojazdu musi znajdować się na fakturze VAT. Wedle ustawy o podatku VAT nie ma takiego obowiązku. Zapisywanie numerów rejestracyjnych, zwłaszcza przy większej ilości pojazdów w firmie, jest jednak bardzo praktyczne i ułatwia weryfikację ponoszonych kosztów – również w przypadku kontroli ze strony organów podatkowych. Warto również zwracać uwagę na to, że jeśli na fakturze dojdzie do pomyłki w numerze, należy ją poprawić za pomocą noty korygującej. Pamiętajmy również, że nota ta musi być podpisana przez wystawcę faktury.