Sytuacja epidemiologiczna, z którą jeszcze niedawno mieliśmy do czynienia w Polsce oraz wielu innych krajach w Europie i na świecie, przyczyniła się do spopularyzowania pracy zdalnej i docenienia jej zalet. W czasie pandemii Covid-19 przepisy o pracy zdalnej stosowano, powołując się na art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem Covid-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. poz. 1842, z późn. zm.). Przepisy te można jednak stosować wyłącznie w okresie epidemii oraz przez 3 miesiące od jej odwołania. A jak będzie wyglądać sytuacja po tym okresie?

Do pracy zdalnej, która wcześniej budziła spore wątpliwości, przekonało się w czasie pandemii wielu pracowników oraz pracodawców. Dzięki temu coraz częściej można było usłyszeć głosy, by takie rozwiązanie wprowadzić na stałe. W efekcie rozpoczęły się prace legislacyjne nad projektem ustawy z dnia 18 maja 2021 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy, ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz ustawy o promocji zatrudnienia i instytucji rynku pracy. Zakłada się, że odpowiednie przepisy weszłyby w życie od września br.

Praca zdalna – zmiany w Kodeksie pracy

Tekst wspomnianego wyżej projektu ustawy regulującego kwestie pracy zdalnej w Kodeksie pracy można znaleźć tutaj. Za jego pomocą proponuje się dodanie w Kodeksie pracy Rozdziału IIc zatytułowanego „Praca zdalna”. Zawarta w dokumencie definicja określa, że praca zdalna „może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą, w tym w miejscu zamieszkania pracownika” z użyciem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Uzgodnienie wykonywania pracy w formie zdalnej może nastąpić podczas zawierania umowy o pracę albo w trakcie trwania zatrudnienia z zastrzeżeniem, że takie uzgodnienie może mieć formę papierową lub elektroniczną.

Dla kogo praca zdalna?

W projektowanej ustawie przewidziano możliwość skierowania pracownika na pracę zdalną na polecenie pracodawcy. Takie rozwiązanie dopuszcza się „w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemiologicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu”. Wydanie przez pracodawcę polecenia wykonywania pracy zdalnej – zgodnie z ww. dokumentem – dopuszcza się również w sytuacji, gdy jest to konieczne z uwagi na obowiązek zapewnienia pracownikowi bezpiecznych oraz higienicznych warunków wykonywania pracy, jeżeli z przyczyn niezależnych od pracodawcy nie jest to możliwe w dotychczasowym miejscu pracy. Co istotne, zarówno w jednym, jak i w drugim przypadku rozpoczęcie pracy zdalnej będzie możliwe, jeżeli pracownik złoży wcześniej w formie pisemnej bądź elektronicznej oświadczenie, że posiada warunki techniczne oraz lokalowe do pracy zdalnej.
Którzy pracownicy będą mogli wykonywać pracę w formie zdalnej? – To, a także szczegóły dotyczące warunków wykonywania takiej pracy będą uzgadniane pomiędzy pracodawcą a związkami zawodowymi działającymi na terenie jego zakładu pracy. Mogą też zostać określone w regulaminie pracy po uprzedniej konsultacji z przedstawicielami pracowników (w przypadku braku związków zawodowych).

Warto pamiętać również, że pracownik będzie mógł sam wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o wykonywanie pracy zdalnej. Taki wniosek nie zawsze jednak musi zostać rozpatrzony pozytywnie. W uprzywilejowanej sytuacji są tu rodzice dzieci do lat 4, kobiety w ciąży oraz opiekunowie osób niepełnosprawnych. Ich wniosku pracodawca nie powinien odrzucić pod warunkiem, że na pracę zdalną pozwala organizacja oraz rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy. Przyczyny ewentualnej odmowy powinny być przedstawione pracownikowi w formie pisemnej bądź elektronicznej w terminie 5 dni od dnia złożenia takiego wniosku.

Obowiązki i uprawnienia pracodawcy

W ustawie z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem Covid-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych nie przewidziano zwrotu poniesionych przez pracownika kosztów pracy zdalnej ze strony pracodawcy. Natomiast zgodnie z projektem ustawy z dnia 18 maja 2021 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy pracodawca będzie zobowiązany do pokrycia części koszów pracy zdalnej swojego pracownika, takich jak na przykład koszt energii elektrycznej oraz eksploatacji i konserwacji niezbędnych narzędzi pracy. Powinien również dostarczyć potrzebne do wykonywania takiej pracy materiały i narzędzia, a także zapewnić szkolenie w zakresie obsługi narzędzi wykorzystywanych do pracy zdalnej.

W pracy home office czy też hybrydowej bardzo istotne pozostaje uzgodnienie kanału komunikacji pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, a także sposobu kontrolowania czasu i sposobu wykonywania powierzonych obowiązków. Projekt omawianej ustawy zakłada, że pracodawca będzie miał prawo do kontrolowania pracownika w godzinach jego pracy w miejscu wykonywania pracy zdalnej. Kontrole nie mogą jednak naruszać prywatności pracownika i osób, które z nim zamieszkują. Szczegóły dotyczące sposobu przeprowadzania kontroli określa się w regulaminie, poleceniu pracy zdalnej, porozumieniu pomiędzy pracodawcą a zakładową organizacją związkową lub porozumieniu pomiędzy pracodawcą a pracownikiem.