Wielu polskich przedsiębiorców prowadzi działalność gospodarczą we własnym mieszkaniu. Stwarza to możliwość zaliczenia części kosztów związanych z użytkowaniem lokalu mieszalnego do kosztów uzyskania przychodu. Problem może stanowić tutaj brak jednoznacznych wytycznych, określających, co może zostać do tych kosztów zaliczone i w jaki sposób należy rozdzielić wydatki poniesione na cele prywatne od tych, które związane są z działalnością przedsiębiorcy.

Brak jednoznacznych wskazówek, wynikających z obowiązujących przepisów rodzi wiele problemów. Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą w domu, w celu stosowania odliczeń wykorzystują różne metody rozdzielania wydatków prywatnych od firmowych. Niektóre z nich są przez organ skarbowy akceptowane, inne nie. Przyjrzyjmy się temu bliżej.

Współczynnik, rachunki i uzasadnienie

Wśród metod, które mogą zostać zaakceptowane przez organ podatkowy, należy wymienić stosowanie współczynnika. Aby go zastosować, należy obliczyć procentowy udział powierzchni mieszkania wykorzystywanej na cele służbowe w stosunku do metrażu całego lokalu. Stosowanie współczynnika będzie jednak uzasadnione tylko w przypadku niektórych wydatków. Przy innych kluczowe znaczenie mają rachunki, billingi, odczyty z liczników. Najważniejsze pozostaje jednak właściwe uzasadnienie i udokumentowanie wydatków. W przeciwnym razie te mogą zostać przez urzędników zakwestionowane.

Opłata za czynsz

W przypadku prowadzenia działalności gospodarczej w lokalu mieszkalnym, wydatki związane z opłatą za czynsz będzie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w takiej części, w jakiej mieszkanie wykorzystywane jest na cele firmowe. W tym przypadku zastosowanie znajduje wspomniany wyżej współczynnik. Obliczamy go w następujący sposób:

Jeśli powierzchnia całego mieszkania wynosi 100m², a pomieszczenie przeznaczone na prowadzenie działalności gospodarczej ma 15m², to stanowi ono 15% całego mieszkania (15m²:100m²). Dlatego do kosztów uzyskania przychodu podatnik będzie mógł zaliczyć 15% kwoty, jaką ponosi w związku z opłatą czynszu za mieszkanie.

Odsetki za kredyt

Przedsiębiorców, którzy zaciągnęli na mieszkanie kredyt hipoteczny, z pewnością ucieszy fakt, że odliczeniu podlega również część opłat związanych z takim kredytem. Do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć część odsetek kredytu hipotecznego. W celu obliczenia właściwej kwoty należy posłużyć się wspomnianym wyżej współczynnikiem. Pamiętajmy jednak, że do kosztów można zaliczyć wyłącznie odsetki skapitalizowane od kredytów hipotecznych, jeśli odsetki zostały zapłacone.

Nie zawsze osobne pomieszczenie

Zgodnie ze stanowiskiem ministerstwa finansów podstawą do odliczeń nie musi być wydzielenie w mieszkaniu osobnego pomieszczenia z przeznaczeniem na prowadzenie działalności gospodarczej. Taka interpretacja rozwiała wszelkie wątpliwości, które wynikały z wcześniejszych ustaleń niektórych organów podatkowych. Ostatecznie ustalono, że przedsiębiorca do kosztów uzyskania przychodu może zaliczyć wydatki związane z utrzymaniem i eksploatacją mieszkania w takiej części, w jakiej wykorzystuje je na cele prowadzonej działalności. Wyodrębnienie na ten cel osobnego pomieszczenia nie jest konieczne.

Remont i wyposażenie związane z działalnością gospodarczą

Do kosztów uzyskania przychodu można też zaliczyć wydatki na remont mieszkania lub domu w takiej części, w jakiej prowadzona jest działalność gospodarcza. W tym przypadku nie ma znaczenia, czy mieszkanie zostało wciągnięte do ewidencji środków trwałych. Zaliczenie do kosztów wydatków związanych z zakupem mebli i sprzętów niezbędnych do prowadzenia działalności będzie możliwe tylko wtedy, jeśli będą one służyły wyłącznie celom związanym z działalnością.

Odpisy amortyzacyjne

Przedsiębiorca może zdecydować o wpisaniu całego mieszkania lub jego części do ewidencji środków trwałych. Dzięki temu odpisy amortyzacyjne będą stanowiły koszt uzyskania przychodu. Włączenie mieszkania do środków trwałych jest jednak obwarowane pewnymi warunkami. Przede wszystkim lokal mieszkalny musi stanowić własność lub współwłasność podatnika. Powinien też zostać przez niego nabyty albo wytworzony we własnym zakresie, a także być kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania, a przewidywany okres jego używania musi być dłuższy niż rok.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów

W przypadku wpisania przez przedsiębiorcę do ewidencji środków trwałych całego albo części mieszkania, koszty związane z użytkowaniem lokalu na cele firmowe powinny zostać wykazane w kolumnie nr 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów, czyli jako pozostałe wydatki. Warto w tym miejscu pamiętać, że godnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia KPiR, udokumentowanie wydatków związanych z utrzymaniem mieszkania (opłaty za czynsz, wodę, prąd, ogrzewanie itp.) w części przypadającej na działalność gospodarczą będzie możliwe na podstawie sporządzonych przez przedsiębiorcę dowodów wewnętrznych, które powstaną na postawie załączonych dokumentów (np. faktura za wodę, rachunek za energię elektryczną itd.).