Przechowywanie dokumentów księgowych – przez jak długi czas?

Przepisy umożliwiają organom skarbowym i podatkowym na dokonywanie kontroli rozliczeń w okresie 5 lat od zakończenia roku podatkowego. Przez taki okres należy zatem przechowywać wszelką dokumentację księgową (faktury, rachunki, księgi podatkowe).

Kiedy dłużej niż 5 lat?

Należy pamiętać że termin przechowywania dokumentów księgowych może być dłuższy niż 5 lat. Bieg terminu przedawnienia może zostać zawieszony lub przerwany.

Zawieszenie tego terminu może trwać maksymalnie przez okres 3 lat. Po wznowieniu czas przed zawieszeniem zostaje wliczony do wymaganego okresu potrzebnego do zaistnienia zobowiązań podatkowych. Zawieszenie terminu może mieć miejsce w przypadku sporu z organami skarbowymi i wniesienia skargi do sądu administracyjnego.

Przerwanie biegu terminu powoduje, że jest on liczony od początku. Przerwanie terminu przedawnienia stosuje się w np. w przypadku ogłoszenia upadłości lub wszczęcia postępowania egzekucyjnego.

Gdzie przechowywać dokumentację księgową?

Dokumenty księgowe powinny być przechowywane w jednym z miejsc wykonywania działalności (siedziba lub oddział firmy). W przypadku prowadzenia księgowości przez biuro rachunkowe, mogą one być przechowywane przez nie i znajdować się w miejscu określonym na umowie.

W przypadku likwidacji firm posiadających osobowość prawną lub jednostek nie posiadających osobowości prawnej należy zawiadomić organ podatkowy o miejscu przechowywania dokumentów. Zobowiązana do tego jest podmiot dokonujący rozwiązania lub likwidacji. Najpóźniej powinno zostać ono dokonane w ostatnim dniu istnienia jednostki lub osoby prawnej.

Kary za brak dokumentów i ksiąg podatkowych

Podatnik nie przechowujący przez wymagany okres czasu właściwych dokumentów narażony jest karę grzywny. W przypadku ksiąg rachunkowych może wynieść ona do 240 stawek dziennych. Natomiast w przypadku braku dokumentów księgowych jak np. rachunki lub faktury – do 180 stawek dziennych.