Działalność gospodarcza wiąże się z nałożeniem na przedsiębiorcę szeregu obowiązków, które wynikają z konieczności prowadzenia dokumentacji księgowej i podatkowej, co regulują określone przepisy. Tym, co stanowi dla wielu podatników niemały kłopot, zwłaszcza jeśli mówimy o początkujących przedsiębiorcach, jest prawidłowe klasyfikowanie dokonanych zakupów. Podstawą do ich właściwego zaksięgowania będzie określenie, czy stanowią dla przedsiębiorcy środek trwały, wyposażenie, czy może zwykły wydatek.

Konieczność księgowania majątku przedsiębiorstwa wymaga jego właściwego klasyfikowania i rozdzielania. W rozróżnieniu, z jakiego rodzaju wydatkiem mamy do czynienia, pomoże uściślenie, czym jest środek trwały, wyposażenie firmy i inny wydatek związanym z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Środek trwały w firmie

W obowiązujących przepisach prawa nie znajdziemy dokładnej definicji środka trwałego, ale wskazane składniki majątku, które, przy spełnieniu określonych warunków, mogą zostać w ten sposób zaklasyfikowane. Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych środek trwały to własność albo współwłasność podatnika, która została przez niego nabyta lub wytworzona we własnym zakresie oraz jest kompletna i zdatna do użytku w dniu przyjęcia do używania. Środek trwały musi być związany z prowadzoną działalnością, a jego przewidywany okres używania powinien być dłuższy niż 1 rok. Może też zostać oddany do używania innym osobom lub podmiotom na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu. Ww. ustawa jako środki trwałe wskazuje:

budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
maszyny, urządzenia i środki transportu,
inne przedmioty.

W świetle przepisów ustawy o rachunkowości do środków trwałych zalicza się także grunty i prawo wieczystego użytkowania gruntu, żywy inwentarz oraz ulepszenia w obecnych środkach trwałych.

Amortyzacja środka trwałego

Przedsiębiorca powinien pamiętać, że środek trwały podlega odpisom amortyzacyjnym. W przypadku czynnych płatników VAT wartością graniczną jest kwota 10 000 zł netto. Jeśli wartość początkowa środka trwałego nie przekracza tej kwoty, podatnik może nie wprowadzać go do ewidencji środków trwałych, a poniesione na niego wydatki zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania do użytkowania.

Wyposażenie firmy

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów wyposażenie stanowią związane z wykonywaną działalnością rzeczowe składniki majątku, które nie zostały zaliczone do środków trwałych. Jeśli ich wartość początkowa przekracza 1 500 zł, powinny zostać objęte ewidencją wyposażenia. Przy niższej wartości nie zachodzi taka konieczność. W przypadku składników majątku zakwalifikowanych do wyposażenia mówimy o okresie użytkowania krótszym niż 1 rok. Wydatki poniesione na zakup wyposażenia zalicza się bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów.

Wydatek poniesiony w firmie

eśli składnik majątku zgodnie z obowiązującymi przepisami nie może zostać zakwalifikowany do środków trwałych i jego wartość początkowa nie przekracza 1 500 zł netto, to poniesiony na niego wydatek może zostać zaliczony bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów. Taki składnik majątku nie podlega konieczności obejmowania ewidencją.